Durante a reunião, foi realizada uma breve explicação sobre o funcionamento do e-Sfinge, sistema utilizado para a gestão e acompanhamento de processos administrativos, proporcionando maior transparência e controle na administração pública. Além disso, os secretários tiveram acesso a um slide detalhado sobre atos jurídicos, reforçando a importância do cumprimento das normas legais na execução das atividades municipais.

Outro ponto debatido foi a necessidade de cada secretaria delegar um responsável pela área de licitações, garantindo maior organização e eficiência nos trâmites. Também foi orientado que cada secretaria deverá redigir um Plano de Contratação Anual (PCA) e encaminhá-lo à Secretaria de Planejamento, facilitando o planejamento estratégico das aquisições municipais.

Os participantes foram instruídos sobre a elaboração correta da Declaração de Fundamentação da Demanda (DFD), destacando a necessidade de justificar motivos e quantidades nos pedidos, além de apresentar documentação específica quando houver necessidade de certames presenciais. Um exemplo citado foi a aquisição de material gráfico, que exige justificativa detalhada.

Foi reforçado ainda o compromisso com os prazos estabelecidos pela Secretaria de Planejamento, evitando atrasos nos processos e garantindo maior eficiência na administração pública. Além disso, a equipe orientou sobre os critérios para a adesão a atas de registro de preços, ressaltando que a comprovação da vantajosidade é de responsabilidade da secretaria solicitante, e não da Secretaria de Planejamento.